Lightnews — Scholar-powered news

山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 30

相手にとっての価値ある存在であり続けるためにも、
日々の生活や健康をしっかりと整え、いつでもベストな状態で業務に臨むことが大切ですよね。
常に万全の状態で相手に向き合うことが、結果としてより大きな価値を生み出すことにつながります。自分も肝に銘じたいと思います。

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誰かの助けになりたいなら、まずは自分から。｜山下ゆうこ｜在宅オフィスワーカー

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 総務、経理、労務の実務8年のキャリア。マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。本日も・売上が上がっているのに実務の手放し...

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 30

どこかで無理してエラーが出てきているはずですので、
そういう時こそ、自分の生活の源から見直しをかけていきましょう。

自分が元気でいてこそ、他者をサポートできるのです。

今年の6月、私も夫が病気を患い、生活の根底から覆るようなことが起きました。
やはり自分のメンタルの部分でもエラーはおきましたし、
仕事と家庭のバランスが崩れ、ミスが多発してしまった時期がありました。

食事も睡眠もこの時は本当に崩れていたと思います。

事務代行を仕事としている以上、体調が万全であることは、
単なる自己管理の問題ではなく、他者に対する責任でもあります。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 30

【誰かの助けになりたいなら、まずは自分から】
まずは体調管理とスケジュール管理の見直しを
体調管理やスケジュール管理は、代行業務を行う者としては当然の責務です。
これらがしっかりとできてこそ、相手に向き合い、価値を提供できる基盤が整います。

・しっかりご飯食べれていますか
・適度に歩いたり、運動を取り入れていますか
・自分を大事にできる時間がありますか
・生活リズムは一定ですか
・眠れていますか

睡眠質が悪く、しっかりとした栄養のある食事ができていないと、仕事のパフォーマンスにも大きく影響が出てしまいます。
自分が健康であることで、初めて他者の力になれるのです。

山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 29

【誰かの助けになりたいなら、まずは自分から】
クライアント様を見て、メンバーを見ても、自分を見ても、
本当につくづく思うことなのですが。

誰かに何かの価値を届けるって、すごくエネルギーのいることだなって。

自分の体調が万全であることや生活の基盤が成り立っていることって、ものすごく仕事に反映します。

今回は「自分が相手に価値を届ける時に思うこと」についてお話ししたいと思います。

誰かに価値を提供したい、助けになりたいと思うとき、
まず大切にしたいのは自分自身の状態です。

本当に誰かの助けになりたいのであれば、自分自身がとにかく万全であることが必要です。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 29

もちろん、すきま時間で稼ぎたいとか、
自分の生活が精一杯の中でも、なんとか時間のやりくりで乗り切る人もいます。
それが継続できる人ならいいんですけど、実際はそこまで続かないケースの方が多いです。
悪循環が積もりに積もってしまうので、代行として請け負うときこそ、自分が万全である必要があります。

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誰かの助けになりたいなら、まずは自分から。｜山下ゆうこ｜在宅オフィスワーカー

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 総務、経理、労務の実務8年のキャリア。マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。本日も・売上が上がっているのに実務の手放し...

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 29

例えば、価値提供として「誰かの相談相手になりたい！」って思っていたとして、自分もメンタルに闇がある状態の先生に、サポートをしてもらいたいとは思いませんよね。

体は資本と言いますが、自分の体や心が大丈夫であるからこそ、誰かの支えになった時、より良い価値として提供できます。

事務の仕事も代行なので、一緒なんですよね。
相手の歩調に合わせて代行することが多いため、
万全でない状態だと、相手のペースに合わせることができません。

互いに歩調が合わない場合、相手も自分も不満が募ります。
それが姿勢として出てしまったり、そこが原因でお互いに噛み合わなくなり、リピートに繋がらない状態になってしまいます。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 29

【誰かの助けになりたいなら、まずは自分から】
クライアント様を見て、メンバーを見ても、自分を見ても、
本当につくづく思うことなのですが。

誰かに何かの価値を届けるって、すごくエネルギーのいることだなって。

自分の体調が万全であることや生活の基盤が成り立っていることって、ものすごく仕事に反映します。

今回は「自分が相手に価値を届ける時に思うこと」についてお話ししたいと思います。

誰かに価値を提供したい、助けになりたいと思うとき、
まず大切にしたいのは自分自身の状態です。

本当に誰かの助けになりたいのであれば、自分自身がとにかく万全であることが必要です。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 29

マニュアルを作るだけでは、業務がスムーズに進むとは限りません。
マニュアルの具体性を高め、外注スタッフの経験やスキルに応じた内容にすること、そして、渡した後のフォローアップを欠かさず行うことが重要です。

もちろん、その際に、完ぺきを目指さなくても大丈夫です。
最低限の情報量は入れつつ、ブラッシュアップする方がより効率的でありますので。

マニュアルの運用をしっかりと行い、外注スタッフさんが迷わずに作業できる環境を整えることで、業務の効率化が実現しますよ。
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機能しないマニュアルの特徴とは？｜山下ゆうこ｜在宅オフィスワーカー

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 総務、経理、労務の実務8年のキャリア。マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。本日も・売上が上がっているのに実務の手放し...

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 29

【機能しないマニュアルとは】
朝の続きです＾＾＊
機能しないマニュアルの特徴をお伝えします。

３、渡しただけで満足し、その後のフォローが不足している
一度作ったマニュアルで完ぺきに指示が通ることは、基本ありません。
マニュアルを渡しただけで「これで大丈夫だろう」と思ってしまうことがよくありますが、実はその後のフォローが非常に重要です。
特に遠隔で作業している場合、進捗や困りごとを早めに確認する仕組みがなければ、問題が大きくなってから気づくことになりがちです。
進捗確認やフォローアップが不足すると、作業が想定通りに進まず、修正に多くの時間とコストがかかることになります。

山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 28

【機能しないマニュアルとは】
相手から初回の指示受けを行う際、マニュアルをいただくことがございます。

そういった場合、とてもありがたいのですが、作っていただいたマニュアルの書いてある内容を理解できないケースもあり、いただいたマニュアルを活用できないことがしばしばあります。

逆もまた然りな話で。

自分的には意味が通じるマニュアルを作っても、スタッフが受け取った時に理解できず、
行動ができないということもあります。

これ、結構外注スタッフさんにマニュアルを渡す際に陥りがちな問題なんです。

今回は機能しないマニュアルの特徴について、まとめていきます。☺️

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 28

とくに専門用語を多く扱う場合は注意が必要です。
マニュアルを渡す相手を選ぶか、マニュアル自体を一定の作業者のラインまで解像度を上げて、
作る必要があります。

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機能しないマニュアルの特徴とは？｜山下ゆうこ｜在宅オフィスワーカー

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 総務、経理、労務の実務8年のキャリア。マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。本日も・売上が上がっているのに実務の手放し...

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 28

２、スタッフの経験やスキルを考慮していない
マニュアル作成の際には、スタッフの経験やスキルレベルを考慮することが大切です。
なぜなら、同じマニュアルを全員に渡しても、全員が同じように進められるわけではありませんから。

経験豊富なクライアント様にとっては「当たり前」のことでも、
初めてのスタッフには「よくわからない」と感じることがあります。

マニュアルを作成している人にはわかる内容でも、持っている知識が異なっているため、
スタッフが見た時に伝わらないマニュアルになってしまうことも多いです。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 28

１、マニュアルが細かく説明されていない問題

マニュアルを作成したものの、内容がざっくりしすぎていて、
具体的な進め方が伝わらないことがあります。

外注スタッフさんによっては、具体的な指示がないと、思い込みで進めてしまうことがあります。

また、たとえ細かい指示があっても
「この作業の目的は何か」「なぜこのステップを行っているのか」

全体像が示されていないと、作業者はなぜその作業をしているのか理解できません。

結果として、目的地から調べる必要が出てきてしまい、効率が落ちることがあります。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 28

【機能しないマニュアルとは】
相手から初回の指示受けを行う際、マニュアルをいただくことがございます。

そういった場合、とてもありがたいのですが、作っていただいたマニュアルの書いてある内容を理解できないケースもあり、いただいたマニュアルを活用できないことがしばしばあります。

逆もまた然りな話で。

自分的には意味が通じるマニュアルを作っても、スタッフが受け取った時に理解できず、
行動ができないということもあります。

これ、結構外注スタッフさんにマニュアルを渡す際に陥りがちな問題なんです。

今回は機能しないマニュアルの特徴について、まとめていきます。☺️

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 28

自分の手元の作業で小さなことでもいいから手放しできるものは無いか。
限定的に見て書き出してみましょう。

作業の棚卸ができるようになると、どんどん言語化できるようになります。
見えるものも増えてくると思いますので、
まずは自分の手放しできるものはないか、洗い出してみることからやってみましょう！
その後、マニュアル作成までいけると良いですね。

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【実務の手放し】作業の棚卸をしていこう｜山下ゆうこ｜在宅オフィスワーカー

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 総務、経理、労務の実務8年のキャリア。マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。本日も・売上が上がっているのに実務の手放しが...

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 28

自分が手元の作業を整理する時に、基準にしてほしいことは、自分の見る範囲を限定することです。

整理するための棚卸のフェーズでは、なかなかどの作業であれば誰かにお願いできるのか。
手放ししたいけれど、何から手放ししていけばいいのか。
判断が難しいと思います。

その時に意識して欲しいのが、見る範囲を限定することです。

例えば、バックオフィスの中でも
SNSの更新代行の部分の周りだけはお願いできるんじゃないか、とか。
請求書を作成してもらって、送付することだけを毎月のルーティンでやってもらおうか、とか。

毎月定期でやっている実務から限定して、棚卸できればやりやすいかもしれませんね。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 28

【実務の手放し】作業の棚卸をしていこう
今朝のポストの続きになります＾＾＊

私はとにかく自分のリソースを空けるために、
自分のやっていることをまずは整理して棚卸を行い、
実務作業の全体量を洗い出しをしました。
その後、実務に落とすために棚卸を行い、マニュアルに落とし、他の誰かにお願いをするということをさせていただきました。

今年の1月は多くて、月110時間くらいあった業務量は、
6月くらいからは月80～90時間に収まるようになりました。
私のやったことは、手放しできる業務とできない業務を仕訳、出来る業務をすべて言語化し、スタッフへお願いさせていただくということ。
難しいことではありません。

山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 27

【実務の手放し】作業の棚卸をしていこう
今年の冬～春にかけて、私は自分のリソースを空けるために
多くの仕事を他の人に受け渡しました。

主な理由としては、自分の見る視点が増えてしまったため、
やることが増えてしまったこと。

所属するスタッフの入れ替えも多く発生し、
自分がリソースが無い状態で日々が忙しくなってしまい、
そのせいもあって、自分の実務の質が保てなくなったのです。
その状態で業務を進めることはとても危険です。
自分の手元の作業をもし手放せるのであれば、実務の手放しをしていくことをオススメします。
今回は誰にでもできる作業の棚卸についてお話をしていきます＾＾＊

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 27

続きはこちらから＾＾
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【実務の手放し】作業の棚卸をしていこう｜山下ゆうこ｜在宅オフィスワーカー

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 総務、経理、労務の実務8年のキャリア。マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。本日も・売上が上がっているのに実務の手放しが...

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 27

文字通り、作業の棚卸とは、
自分でとりおこなっている業務のすべてを洗い出して、
自分でできるもの、自分でなくてもできるものを仕訳する作業です。

大きなタスクから小さなタスクまで、すべてを言語化し、
整理しながら、言語化をしていきます。

作業の棚卸は主に2つの種類があると思っています。

・整理のための棚卸：どんな実務があるのかを洗い出すこと
・実務に落とすための棚卸：マニュアルを作る時にその実務
で必要な事を洗い出すこと
どこに焦点を当てるかによって、棚卸の仕方は少し異なると思っています。

整理のための棚卸→実務に落とすための棚卸のサイクルで回すと良いでしょう。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 27

【実務の手放し】作業の棚卸をしていこう
今年の冬～春にかけて、私は自分のリソースを空けるために
多くの仕事を他の人に受け渡しました。

主な理由としては、自分の見る視点が増えてしまったため、
やることが増えてしまったこと。

所属するスタッフの入れ替えも多く発生し、
自分がリソースが無い状態で日々が忙しくなってしまい、
そのせいもあって、自分の実務の質が保てなくなったのです。
その状態で業務を進めることはとても危険です。
自分の手元の作業をもし手放せるのであれば、実務の手放しをしていくことをオススメします。
今回は誰にでもできる作業の棚卸についてお話をしていきます＾＾＊

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 27

お客様が成果を上げる姿を一緒に喜びあえる関係を目指し、
クライアント様が最前線で輝いていただける姿を見られるよう、
精一杯サポートをさせていただき、その環境の一端を担えると嬉しいです。
今回はそんな形で、私がお客様に提供できる価値というのをまとめてみました。
少しずつ思いを伝えていけるようにブラッシュアップしたいです。
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私がお客様に提供できる価値は？｜山下ゆうこ｜在宅オフィスワーカー

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 総務、経理、労務の実務8年のキャリア。マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。本日も・売上が上がっているのに実務の手放し...

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 27

多様なバックオフィスの現場を見て、多くのスタッフのマネジメントをしてきたからこそ、
誰かが動くために必要な情報を言語化して揃えることができます。

事務周りの業務のどこに問題があるのか、どこをテコ入れしていけば、安定したバックオフィス体制が作っていけるのか。
作業の棚卸をさせていただき、何を手放していけば、クライアント様のリソースが空くのかをともに考え、
クライアント様の代わりにマニュアルを整備していくことが可能です。

バックオフィスはもちろんコストになります。
しかし、コストをあえてかけて、整備を整えることは会社の基盤を整えることに繋がります。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 27

【私がお客様に提供できる価値は？】
私ができることは、バックオフィス事務の言語化です。

「外注をしたいけれど、そもそも何を頼んでいいのかわからない」
「複数の外注の指示が多すぎて、どこに何を指示をしたのか。忘れてしまった・・・」

そんな方にこそ、必要なのは現場の事務で何をしているのか、どのようなことがあるのか、言語化することです。

私はこれまで多くの現場で、自分ではなく、
スタッフが動くことを前提にマニュアルを作成してきました。
そのマニュアルが1本あれば、運用の変更がかからない限り、自分の作業を続けてくれるマニュアルです。

山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 26

【私がお客様に提供できる価値は？】
ノートを毎日更新をして早3ヶ月だったんですけれども、
ほんとに思う事は言語化ってものすごく大事だと思ってきています。

で、改めてですね。これ永遠の課題だったんですけど。

「自分は何をお客様に対して価値提供ができるのか」

「私がお客様のことを支えることで、お客様がどのように変化するのか」

というところをちゃんと言語化したいと思いまして、
今回ちょっとAIを使いながら、自分で壁打ちをしてみました。

今回は、私の提供できる価値は何か、また提供した価値によってお客様がどんな未来を手に入れることができるのかなど、掘り下げてみたいと思います。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 26

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こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。 🐤山下はこういう人🐤 総務、経理、労務の実務8年のキャリア。マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。本日も・売上が上がっているのに実務の手放し...

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 26

日々のマネジメント業務を経験していく中で、感じていることは、すでに業務委託を外注しているのに、
一向に作業が楽にならない・・・というお客様が多いこと。

事務スタッフを入れているのに、どうすれば楽になるのか。

外注しているのに楽にならない理由には、
自分の中でバックオフィスの作業がどれくらいの量があって、それぞれにマニュアルを言語化できていないケースが多いです。

情報量が溢れかえってしまい、管理できないほどの量になってきているのです。

私ができることは、バックオフィス事務の言語化です。

現場の事務で何をしているのか、どのようなことがあるのかを言語化することです。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 26

まずは、私の話をさせてください。

私、山下ゆうこは、バックオフィスのサポートを初めて8年の経歴があり、現在はフリーランスとして総務事務で実務を行いつつ、4社の会社様でチームをもってマネジメントをしております。

実務も行っていますが、マネジメント業務が主な対応です。

事業主様のお仕事の事務周りの基盤づくりに携わり、
事務マニュアルの作成やチームの構築・運営をさせていただいております。

クライアント様の支援実績は9社。
今年に入ってからはリピート率が100％。

業務委託の縁は切れやすいのが業界としてある中で、
3年以上お付き合いをさせていただいているクライアント様もいることが実績です。

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山下ゆうこ @yukoofficeyama.bsky.social · Aug 26

【私がお客様に提供できる価値は？】
ノートを毎日更新をして早3ヶ月だったんですけれども、
ほんとに思う事は言語化ってものすごく大事だと思ってきています。

で、改めてですね。これ永遠の課題だったんですけど。

「自分は何をお客様に対して価値提供ができるのか」

「私がお客様のことを支えることで、お客様がどのように変化するのか」

というところをちゃんと言語化したいと思いまして、
今回ちょっとAIを使いながら、自分で壁打ちをしてみました。

今回は、私の提供できる価値は何か、また提供した価値によってお客様がどんな未来を手に入れることができるのかなど、掘り下げてみたいと思います。

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